Prozesse im Stadtwerk automatisieren – ohne Ihre Kernsysteme zu ersetzen
Wir verbinden E-Mails, Dokumente, Portale und Fachsysteme und automatisieren wiederkehrende Abläufe in Kundenservice, Abrechnung, Marktkommunikation und Messwesen. Ihre Kernsysteme bleiben, wo sie sind – wir nehmen die Handarbeit dazwischen heraus.
Die teuerste Schnittstelle im Stadtwerk ist oft Copy & Paste
Stadtwerke stehen 2026 nicht vor einem Digitalisierungsproblem, sondern vor einem Mengenproblem: Smart-Meter-Rollout, Marktkommunikation, neue Energieprodukte und wachsende Kontaktvolumen treffen gleichzeitig auf dieselbe Mannschaft. Der Engpass sitzt dabei selten im Kernsystem — er sitzt in den Übergaben davor und danach.
Typische Stellen, an denen Kapazität verloren geht:
- Zählerstände, Umzüge und Abschlagsänderungen werden aus E-Mails ins Fachsystem übertragen
- Klärfälle in der Abrechnung werden manuell gesucht, geprüft und zugeordnet
- Ausnahmen aus der Marktkommunikation sammeln sich in einem Postfach beim Fachteam
- Der Rollout erzeugt Termin-, Geräte- und Dokumentationsaufwand, der mit der Menge mitwächst
- Wissen zu Regulatorik und internen Vorgaben steckt in Köpfen und verteilten Dokumenten
Vier Bereiche, in denen Automatisierung im Stadtwerk sofort trägt
Wir starten nicht mit einer Plattform, sondern mit einem abgegrenzten Vorgangstyp — dort, wo Volumen und manueller Aufwand am größten sind.
E-Mails, PDFs, Formulare und Anhänge werden automatisch klassifiziert, ausgelesen, plausibilisiert und an das richtige Fachsystem übergeben. Unklare Fälle gehen zur Prüfung an eine Fachrolle.
Mehr erfahren →Unvollständige oder widersprüchliche Daten erzeugen Klärfälle. Wir prüfen regelbasiert und KI-gestützt vor, priorisieren und bereiten die Fälle für die Bearbeitung auf.
Mehr erfahren →Zählerstand, Umzug, Abschlag, Stammdaten und Rechnungsstatus erzeugen hohe Kontaktvolumen. Wir verarbeiten Standardanliegen durchgängig bis ins Backend — nicht nur im Formular.
Mehr erfahren →Rund um Rollout und Messstellenbetrieb entstehen Geräte-, Termin-, Daten- und Ausnahmeprozesse. Wir automatisieren die wiederkehrenden Anteile und halten Ausnahmen sauber steuerbar.
Mehr erfahren →Was sich im Tagesgeschäft konkret ändert
- Heute: Ein Sammelpostfach wird morgens gesichtet und verteilt. Künftig: Vorgänge sind bei Arbeitsbeginn klassifiziert, zugeordnet und priorisiert.
- Heute: Daten aus Portal und Formular werden ins Fachsystem abgetippt. Künftig: Die Übergabe läuft über eine Schnittstelle, das Abtippen entfällt.
- Heute: Klärfälle fallen erst bei der Bearbeitung auf. Künftig: Sie werden vorher erkannt, angereichert und gezielt zugewiesen.
- Heute: Mehr Vorgänge bedeuten mehr Stunden. Künftig: Mehr Vorgänge bedeuten vor allem mehr automatisch verarbeitete Standardfälle.
Wir docken an Ihre bestehende Systemlandschaft an
Unser Einstieg ist nie ein Systemwechsel. Wir arbeiten als Automatisierungs- und Integrationsschicht um die Systeme herum, die bei Ihnen bereits laufen — über APIs, Datei- und Datenbankschnittstellen oder vorhandene Importwege.
- Abrechnungs- und ERP-Systeme wie SAP IS-U bzw. S/4HANA Utilities, Schleupen, Wilken oder powercloud
- CRM- und Servicesysteme sowie Ticket- und Helpdesk-Lösungen
- Dokumentenmanagement und Archiv für eine revisionssichere Ablage
- Kundenportale, Apps und Online-Formulare
- REST-APIs, Dateischnittstellen und Datenbankanbindungen zu Dritt- und Eigenentwicklungen
Automatisierung, die prüfbar bleibt
In der Energiewirtschaft entscheidet nicht nur, ob etwas automatisch läuft, sondern ob es nachvollziehbar bleibt. Wir legen Datenflüsse, Hosting, Rollen und Freigabepunkte vor dem Projekt offen — nicht erst im Sicherheitsreview.
Pilot statt Großprojekt
Ein abgegrenzter Prozess senkt das Beschaffungsrisiko und liefert eine belastbare Grundlage für die Entscheidung über den Ausbau.
Wir sehen uns Volumen, Medienbrüche, beteiligte Systeme, Ausnahmen und den heutigen Aufwand an — gemeinsam mit den Menschen, die den Prozess täglich bearbeiten.
Bearbeitungszeit, Durchlaufzeit, Fehler- und Rückstandskosten und der realistisch erreichbare Automatisierungsgrad werden beziffert, bevor Entwicklungsbudget fließt.
Ein klar abgegrenzter Vorgangstyp, begrenzte Datenquellen, Human-in-the-Loop und messbare Kennzahlen. In der Regel in 6 bis 10 Wochen produktiv.
Weitere Vorgangstypen, Systeme, Teams oder Gesellschaften kommen dazu — auf derselben Basis, ohne den Piloten neu zu bauen.
Digitale Dokumenten- und Freigabeprozesse
Kein Stadtwerk, aber dieselbe Prozessklasse: verteilte Zuständigkeiten, Dokumentenprüfung, Freigaben und hohe Dokumentationsanforderungen.
- Schnellere Abstimmungen
- Weniger Medienbrüche
- Volle Transparenz
Unsere internen Prozesse laufen heute deutlich strukturierter und schneller — ohne Papierformulare und unübersichtliche E-Mail-Ketten.
Was Stadtwerke uns fragen
Müssen wir dafür unser Abrechnungssystem wechseln?
Nein. Wir arbeiten bewusst um Ihre Kernsysteme herum. Abrechnung, ERP und Marktkommunikation bleiben, wo sie sind — automatisiert werden die Übergaben, Prüfungen und Ausnahmen dazwischen. Das ist der Bereich, den Kernsystemanbieter typischerweise nicht abdecken.
Das macht doch unser Kernsystemanbieter mit.
In Teilen ja. Die Frage ist, welche Übergaben, Ausnahmefälle und Drittsysteme trotzdem manuell bleiben — etwa Eingangspost, Portalformulare, Anhänge aus Kundenmails oder Daten aus Systemen, die nicht zum Kernsystem gehören. Genau dort setzen wir an, ohne mit Ihrem Anbieter zu konkurrieren.
Wir haben eine eigene IT-Abteilung. Passt das zusammen?
Ja, und es ist eher ein gutes Zeichen. Wir ergänzen Kapazität für klar abgegrenzte Integrations- und Automatisierungsprojekte, dokumentieren sauber und übergeben so, dass Ihre IT den Betrieb übernehmen kann. Der Quellcode gehört Ihnen.
Wie halten Sie es mit Datenschutz und IT-Sicherheit?
Wir legen Architektur, Datenflüsse, Hosting, Rollen, Protokollierung und Freigabepunkte früh offen, statt pauschale Zusagen zu machen. Der Betrieb ist in deutschen Rechenzentren oder on-premise in Ihrer Umgebung möglich, die Verarbeitung ist DSGVO-konform ausgelegt.
Wir dürfen keine KI einsetzen. Geht das trotzdem?
Ja. Ein großer Teil der Automatisierung funktioniert regelbasiert — Routing, Plausibilisierung, Datenübergabe, Statusverfolgung. KI setzen wir nur dort ein, wo sie einen erkennbaren Mehrwert liefert und Ihre Governance das zulässt. Die Technologieentscheidung fällt nach dem Prozess, nicht davor.
Wie lange dauert ein erstes Projekt?
Ein abgegrenzter Prozess ist in der Regel in 6 bis 10 Wochen produktiv. Davor liegen Prozess-Check und Business Case, danach die schrittweise Ausweitung auf weitere Vorgangstypen und Systeme.
Zeigen Sie uns einen Prozess, der heute von Hand läuft
Nennen Sie uns einen Ablauf, in dem E-Mails, PDFs oder Daten manuell geprüft und übertragen werden. Wir bewerten im Erstgespräch, ob er sich technisch und wirtschaftlich automatisieren lässt – ohne Kaufverpflichtung.