PDF-Daten automatisch auslesen mit KI
Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Serviceberichte, Bestellungen – all das landet täglich als PDF im Postfach oder auf dem Server. KI liest die Daten aus, strukturiert sie und überträgt sie direkt in Ihr ERP, DMS oder CRM. Ohne Abtippen, ohne Verzögerung.
Wenn jedes PDF einzeln geöffnet und abgetippt werden muss
KI-gestütztes PDF-Auslesen bedeutet: Dokumente werden nicht mehr von Hand geöffnet, gelesen und in Systeme übertragen. KI erkennt Layout, Felder und Inhalte – unabhängig davon, ob das Dokument digital oder eingescannt ist. Was früher Minuten pro Dokument kostete, läuft automatisch und fehlerfrei.
Wann Sie uns ansprechen sollten
- Rechnungen werden manuell abgetippt oder kopiert
- Lieferscheine und Belege kommen als PDF per E-Mail
- Dokumente werden zu spät oder fehlerhaft übertragen
- Vorgänge starten erst, wenn jemand ein PDF öffnet
- Gescannte Papierdokumente müssen manuell erfasst werden
Was wir liefern
- KI-gestützte Felder- und Werteerkennung aus PDFs
- OCR für gescannte Papierdokumente
- Direkte Übertragung in ERP, CRM oder DMS
- Konfidenzprüfung mit manuellem Fallback
- DSGVO-konform, vollständig protokolliert
Warum Kunden uns vertrauen
Wie viele PDFs bearbeitet Ihr Team täglich von Hand?
In einem ersten Gespräch schauen wir uns Ihre Dokumentenprozesse konkret an – und zeigen, was sich realistisch automatisieren lässt. Kostenlos, unverbindlich, mit einem festen Ansprechpartner.
So funktioniert automatisches PDF-Auslesen
KI erkennt Dokumenttyp und Layout automatisch. Ob Rechnung, Lieferschein oder Servicebericht – die KI identifiziert den Dokumenttyp und weiß, welche Felder relevant sind. Das funktioniert auch bei variierenden Layouts verschiedener Lieferanten.
Relevante Felder werden extrahiert und strukturiert. Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Lieferadresse, Positionen – die KI liest alle relevanten Daten aus und gibt sie strukturiert weiter. Felder mit niedrigem Konfidenzwert werden zur Prüfung markiert.
Automatische Übergabe in Ihr ERP, DMS oder CRM. Die strukturierten Daten fließen direkt in Ihr System – ohne Copy-Paste, ohne Verzögerung. Vorgänge werden automatisch angelegt, Buchungen vorbereitet, Bestellpositionen abgeglichen.
Wie liest KI Daten aus PDFs aus?
KI kombiniert OCR (Texterkennung) mit Dokumentenverständnis: Sie erkennt nicht nur den Text, sondern auch Felder wie Rechnungsnummer, Datum, Betrag oder Lieferadresse – unabhängig vom Layout. Das Ergebnis sind strukturierte Daten, die direkt in Ihr System übertragen werden können.
Welche PDF-Typen lassen sich automatisieren?
Gut geeignet sind Dokumente mit wiederkehrender Struktur: Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Serviceberichte, Frachtpapiere, Bestellungen und strukturierte Formulare. Auch gescannte Papierdokumente lassen sich per KI-gestützter OCR verarbeiten.
In welche Systeme können die ausgelesenen Daten übertragen werden?
Wir entwickeln Schnittstellen zu ERP-Systemen (z. B. SAP, Navision, Sage, Lexware), CRM-Lösungen, DMS-Systemen, Buchhaltungssoftware und branchenspezifischen Programmen. Die Übertragung erfolgt direkt und automatisch – ohne manuellen Zwischenschritt.
Was passiert, wenn die KI einen Wert nicht sicher erkennt?
Felder mit niedrigem Konfidenzwert werden markiert und zur manuellen Prüfung vorgelegt. So bleibt die Datenqualität hoch – die KI übernimmt die Routinearbeit, kritische Entscheidungen bleiben beim Team.
Lassen Sie uns über Ihr Projekt sprechen
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