Dokumentenautomatisierung mit KI
In vielen Unternehmen werden Rechnungen, Lieferscheine und Serviceberichte noch manuell geöffnet, abgetippt und weitergeleitet. Wir automatisieren diesen Aufwand – KI liest die Dokumente, überträgt die Daten und gibt Unklares zur Prüfung weiter.
Dokumente automatisch lesen und weiterverarbeiten
Dokumentenautomatisierung bedeutet: Eingehende Unterlagen werden nicht mehr von Hand erfasst. KI liest sie aus, liest relevante Daten heraus, ordnet den Vorgang ein und überträgt alles direkt in Ihr System – ohne Abtippen, ohne Verzögerung. Was früher Minuten pro Dokument kostete, läuft automatisch.
Entscheidend ist nicht das Format. Ob PDF, E-Mail-Anhang oder eingescanntes Papier – wenn Dokumente eine wiederkehrende Struktur haben, lassen sie sich automatisieren. Das trifft auf fast alle Geschäftsdokumente zu.
Wann Sie uns ansprechen sollten:
- Rechnungen werden manuell abgetippt oder kopiert
- Lieferscheine und Belege landen im E-Mail-Postfach
- Serviceberichte landen als Papier oder PDF im Postfach
- Dokumente gehen unter oder werden zu spät bearbeitet
- Vorgänge starten erst, wenn jemand ein PDF öffnet
Was WSK automatisiert
- Eingangsrechnungen und Lieferscheine
- Serviceberichte und Wartungsprotokolle
- Bestellungen und Auftragsbestätigungen
- E-Mails mit Dokumentenanhängen
- Formulare und strukturierte PDFs
So gehen wir vor
Häufigste Dokumenttypen, manuelle Schritte, Zielsysteme und Ausnahmen werden erfasst. Ergebnis: eine klare Einschätzung, was sich automatisieren lässt – und was nicht.
Erkennungsregeln, Prüflogik für unsichere Fälle und Weiterleitungsregeln werden auf Ihre Abläufe abgestimmt. Vor dem Livegang testen wir mit echten Dokumenten.
ERP, DMS, CRM oder Ticketsystem: die erkannten Daten kommen dort an, wo sie gebraucht werden. Wir überwachen die Verarbeitungsqualität und entwickeln weiter.
Kein isoliertes Tool. Eine eingebundene Lösung.
Viele Erkennungslösungen liefern Ergebnisse – aber niemand kümmert sich darum, dass die Daten auch wirklich ankommen, korrekt verbucht werden und Ausnahmen nicht im Nirgendwo landen. Wir bauen Dokumentenautomatisierung so, dass sie produktiv ist: eingebunden, überwacht und langfristig betreut.
Womit wir arbeiten
- SAP, DATEV, Sage, Salesforce, Jira, SharePoint
- Auch ältere Systeme ohne direkte Schnittstelle
- E-Mail-Postfächer und eingescannte Dokumente
- Erweiterbar mit KI-Automatisierung
Was sich sinnvoll ergänzen lässt
E-Mails, Vorgänge und Daten automatisch verarbeiten – eingebunden in Ihre bestehenden Systeme.
Mehr erfahren →ERP, CRM, DMS und Ticketsysteme zu durchgängigen digitalen Prozessketten verbinden.
Mehr erfahren →Fachanwendungen für Prozesse, die Standardsoftware nicht abdeckt – entwickelt und langfristig betreut.
Mehr erfahren →Bestehende Anwendungen schrittweise weiterentwickeln und gezielt mit KI erweitern.
Digitale Dokumenten- und Freigabeprozesse
Dokumente und Freigaben wanderten per E-Mail durch das Unternehmen. Heute laufen sie strukturiert und nachvollziehbar.
- Schnellere Abstimmungen
- Weniger Medienbrüche
- Volle Transparenz
Unsere internen Prozesse laufen heute deutlich strukturierter und schneller — ohne Papierformulare und unübersichtliche E-Mail-Ketten.
Was Kunden zur Dokumentenautomatisierung fragen
Welche Dokumente lassen sich automatisieren?
Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Serviceberichte, Bestellungen, Angebote, strukturierte PDFs und E-Mails mit Anhängen lassen sich gut automatisieren. Entscheidend ist nicht das Format, sondern ob die Dokumente eine wiederkehrende Struktur haben – das trifft auf fast alle Geschäftsdokumente zu.
Was passiert bei unsicherer Erkennung?
Unsichere Fälle werden nicht einfach durchgeleitet, sondern zur manuellen Prüfung markiert. Mitarbeitende sehen sofort, welche Felder unklar sind, können korrigieren und die Verarbeitung freigeben. So bleibt die Kontrolle beim Menschen, wo sie hingehört.
Wohin werden die erkannten Daten übertragen?
Wir integrieren in nahezu jedes System: SAP, Sage, DATEV, Salesforce, Jira, SharePoint sowie eigene ERP- oder DMS-Systeme. Auch ältere Systeme ohne direkte Anbindungsmöglichkeit lassen sich über geeignete Wege einbinden.
Ab wie vielen Dokumenten lohnt sich das?
Ab etwa 50 bis 100 gleichartigen Dokumenten pro Monat ist eine Automatisierung in der Regel wirtschaftlich sinnvoll. Bei höherem Volumen oder vielen manuellen Folgeschritten lohnt sich der Einstieg früher. Wir bewerten das gemeinsam in einem ersten Gespräch.
Muss unsere Software dafür ausgetauscht werden?
Nein. Wir binden die Automatisierung in Ihre bestehenden Systeme ein – ohne Systemwechsel. Die Lösung fügt sich in Ihren vorhandenen Posteingang, Ihr ERP oder DMS ein und ergänzt bestehende Abläufe, anstatt sie zu ersetzen.
Ist die Lösung DSGVO-konform?
Ja. Wir setzen Dokumentenautomatisierung datenschutzkonform nach DSGVO um – mit klaren Zugriffsregeln, nachvollziehbarer Verarbeitung und wahlweise Betrieb auf Ihren eigenen Servern oder in deutschen Rechenzentren. Auf Wunsch dokumentieren wir die Verarbeitungstätigkeiten für Ihre Datenschutzdokumentation.
Wie viele Dokumente bearbeitet Ihr Team täglich von Hand?
Wir schauen uns Ihre Dokumentenprozesse konkret an – und zeigen, was sich realistisch automatisieren lässt.