Dokumentenautomatisierung mit KI
In vielen Unternehmen werden Rechnungen, Lieferscheine und Serviceberichte noch manuell geöffnet, abgetippt und weitergeleitet. Wir automatisieren diesen Aufwand – KI liest die Dokumente, überträgt die Daten und gibt Unklares zur Prüfung weiter.
Dokumente automatisch lesen und weiterverarbeiten
Dokumentenautomatisierung bedeutet: Eingehende Unterlagen werden nicht mehr von Hand erfasst. KI liest sie aus, liest relevante Daten heraus, ordnet den Vorgang ein und überträgt alles direkt in Ihr System – ohne Abtippen, ohne Verzögerung. Was früher Minuten pro Dokument kostete, läuft automatisch.
Entscheidend ist nicht das Format. Ob PDF, E-Mail-Anhang oder eingescanntes Papier – wenn Dokumente eine wiederkehrende Struktur haben, lassen sie sich automatisieren. Das trifft auf fast alle Geschäftsdokumente zu.
Wann Sie uns ansprechen sollten
- Rechnungen werden manuell abgetippt oder kopiert
- Lieferscheine und Belege landen im E-Mail-Postfach
- Serviceberichte landen als Papier oder PDF im Postfach
- Dokumente gehen unter oder werden zu spät bearbeitet
- Vorgänge starten erst, wenn jemand ein PDF öffnet
Was WSK automatisiert
- Eingangsrechnungen und Lieferscheine
- Serviceberichte und Wartungsprotokolle
- Bestellungen und Auftragsbestätigungen
- E-Mails mit Dokumentenanhängen
- Formulare und strukturierte PDFs
Warum Kunden uns vertrauen
Wie viele Dokumente bearbeitet Ihr Team täglich von Hand?
Wir schauen uns Ihre Dokumentenprozesse konkret an – und zeigen, was sich realistisch automatisieren lässt.
So gehen wir vor
Wir schauen uns an, welche Dokumente bei Ihnen eingehen und wie sie heute verarbeitet werden. Häufigste Dokumenttypen, manuelle Schritte, Zielsysteme und Ausnahmen werden erfasst. Ergebnis: eine klare Einschätzung, was sich automatisieren lässt – und was nicht.
Die KI wird auf Ihre konkreten Dokumente und Layouts eingerichtet – nicht auf Musterdaten. Erkennungsregeln, Prüflogik für unsichere Fälle und Weiterleitungsregeln werden auf Ihre Abläufe abgestimmt. Vor dem Livegang testen wir mit echten Dokumenten.
Die Automatisierung wird in Ihren Posteingang und Ihre Zielsysteme eingebunden – und dauerhaft betreut. ERP, DMS, CRM oder Ticketsystem: die erkannten Daten kommen dort an, wo sie gebraucht werden. Wir überwachen die Verarbeitungsqualität und entwickeln weiter.
Kein isoliertes Tool. Eine eingebundene Lösung.
Viele Erkennungslösungen liefern Ergebnisse – aber niemand kümmert sich darum, dass die Daten auch wirklich ankommen, korrekt verbucht werden und Ausnahmen nicht im Nirgendwo landen. Wir bauen Dokumentenautomatisierung so, dass sie produktiv ist: eingebunden, überwacht und langfristig betreut.
Was das für Sie bedeutet
- Weniger manueller Aufwand beim Posteingang
- Keine Tippfehler bei der Datenübernahme
- Schnellere Bearbeitung ohne Rückstau
- Jeder Verarbeitungsschritt ist nachvollziehbar
Womit wir arbeiten
- SAP, DATEV, Sage, Salesforce, Jira, SharePoint
- Auch ältere Systeme ohne direkte Schnittstelle
- E-Mail-Postfächer und eingescannte Dokumente
- Erweiterbar mit KI-Automatisierung
Leistungen im Verbund
KI-Automatisierung
E-Mails, Vorgänge und Daten automatisch verarbeiten – eingebunden in Ihre bestehenden Systeme.
Systemintegration
ERP, CRM, DMS und Ticketsysteme zu durchgängigen digitalen Prozessketten verbinden.
Individualsoftware
Fachanwendungen für Prozesse, die Standardsoftware nicht abdeckt – entwickelt und langfristig betreut.
Software modernisieren
Bestehende Anwendungen schrittweise weiterentwickeln und gezielt mit KI erweitern.
Welche Dokumente lassen sich automatisieren?
Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Serviceberichte, Bestellungen, Angebote, strukturierte PDFs und E-Mails mit Anhängen lassen sich gut automatisieren. Entscheidend ist nicht das Format, sondern ob die Dokumente eine wiederkehrende Struktur haben – das trifft auf fast alle Geschäftsdokumente zu.
Was passiert bei unsicherer Erkennung?
Unsichere Fälle werden nicht einfach durchgeleitet, sondern zur manuellen Prüfung markiert. Mitarbeitende sehen sofort, welche Felder unklar sind, können korrigieren und die Verarbeitung freigeben. So bleibt die Kontrolle beim Menschen, wo sie hingehört.
Wohin werden die erkannten Daten übertragen?
Wir integrieren in nahezu jedes System: SAP, Sage, DATEV, Salesforce, Jira, SharePoint sowie eigene ERP- oder DMS-Systeme. Auch ältere Systeme ohne direkte Anbindungsmöglichkeit lassen sich über geeignete Wege einbinden.
Ab wie vielen Dokumenten lohnt sich das?
Ab etwa 50 bis 100 gleichartigen Dokumenten pro Monat ist eine Automatisierung in der Regel wirtschaftlich sinnvoll. Bei höherem Volumen oder vielen manuellen Folgeschritten lohnt sich der Einstieg früher. Wir bewerten das gemeinsam in einem ersten Gespräch.
Muss unsere Software dafür ausgetauscht werden?
Nein. Wir binden die Automatisierung in Ihre bestehenden Systeme ein – ohne Systemwechsel. Die Lösung fügt sich in Ihren vorhandenen Posteingang, Ihr ERP oder DMS ein und ergänzt bestehende Abläufe, anstatt sie zu ersetzen.
Ist die Lösung DSGVO-konform?
Ja. Wir setzen Dokumentenautomatisierung datenschutzkonform nach DSGVO um – mit klaren Zugriffsregeln, nachvollziehbarer Verarbeitung und wahlweise Betrieb auf Ihren eigenen Servern oder in deutschen Rechenzentren. Auf Wunsch dokumentieren wir die Verarbeitungstätigkeiten für Ihre Datenschutzdokumentation.
Lassen Sie uns über Ihr Projekt sprechen
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